Pentaan aset UHAMKA dan Implementasi nya
Sejak tahun 2019 di UHAMKA Berdiri Biro Pengembangan & Pengelolaan Aset (BPPA) secara umum biro ini merupakan penataan manajemen UHAMKA agar lebih mudah menata, mengelola dan memanfaatkan aset milik UHAMKA yang tersebar di Kampus UHAMKA.
Aset tak hanya mempunyai satu jenis-jenis saja, melainkan masih diklasifikasikan terlebih dahulu baru diisi oleh jenis-jenis sesuai golongannya. Klasifikasi yang pertama berupa jenis aset menurut keberadaan fisiknya.
Menurut keberadaan fisik, aset dibagi menjadi dua yaitu aset berwujud dan aset tak berwujud. Aset berwujud terdiri dari benda apa saja yang bisa dirasakan dan dilihat oleh mata, yaitu antara lain rumah, tanah, alat kantor, uang, kas, emas, surat berharga, mesin, barang dagang, dan benda lain yang bisa dilihat.
Aset tak berwujud kebalikan dari aset berwujud, yaitu tak bisa dilihat. Adapun jenis-jenis aset tak berwujud atau intangible assets antara lain izin, hak paten, merk dagang, good will, hak cipta, kekayaan intelektual, dan lain-lain.
Aset tentunya merupakan sebuah sumber daya yang bisa dimanfaatkan di masa depan nanti. Selain itu, aset juga jelas memiliki nilai ekonomi karena bisa diperjual-belikan. Aset juga bisa mencerminkan kekayaan seseorang yang mana bisa dikonversikan menjadi uang tunai atau bentuk kekayaan yang lainnya.
Penggunaan Aset
Tak hanya untuk dimiliki saja, tentu saja ada kegunaan dari sebuah aset yang mana menguntungkan pemiliknya. Anda bisa menggunakan aset dalam dua bentuk penggunaan, yaitu aset operasional dan aset non operasional.
1. Aset Operasi
Aset operasi merupakan aset yang bisa digunakan untuk kebutuhan sehari-hari, entah itu kebutuhan pribadi maupun kebutuhan bisnis. Aset yang bisa digunakan untuk kebutuhan ini antara lain peralatan berbisnis, hak cipta, hak paten, mesin, barang dagang, dan lain-lain.
2. Aset Non Operasi
Sebaliknya, aset non operasi adalah aset yang tidak digunakan untuk keseharian, contohnya adalah tanah kosong, surat berharga, bunga deposito, dan investasi.
Aset hadir sebagai bentuk kekayaan seseorang maupun sebuah perusahaan. Di dalamnya ada pengklasifikasian yang harus diketahui siapa saja yang memilikinya. Bagaimana saja penggunaannya pun juga harus diketahui untuk bisa menjaga aset-aset tersebut.
Dalam pengelolaan aset yang paling utama adalah audit system informasi, yang bertujuan:
(1) Mengamankan asset
Asset (aktiva) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup: perangkat keras, perangkat lunak, fasilitas, manusia, file data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya. Sama halnya dngan aktiva – aktiva lainnya, maka aktiva ini juga perlu dilindungi dengan memasang pengendalian internal. Perangkat keras bisa rusak karena unsur kejahatan ataupun sebab-sebab lain. Perangkat lunak dan isi file data dapat dicuri. Peralatan pendukung dapat dihancurkan atau digunakan untuk tujuan yang tidak diotorisasi. Karena konsentrasi aktiva tersebut berada pada lokasi pusat sistem informasi, maka pengamanannya pun menjadi perhatian dan tujuan yang sangat penting.
(2) Menjaga integritas data
Integritas data merupakan konsep dasar audit sistem informasi. Integritas data berarti data memiliki atribut: kelengkapan (completeness), sehat dan jujur (soundness), kemurnian (purity), ketelitian (veracity). Tanpa menjaga integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan benar akibatnya, keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena tidak didukung dengan data yang benar.
(3) Menjaga efektivitas sistem
Sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai tujuannya. Untuk menilai efektivitas sistem, auditor sistem informasi harus tahu mengenai kebutuhan pengguna sistem atau pihak-pihak pembuat keputusan yang terkait dengan layanan sistem tersebut. Selanjutnya, untuk menilai apakah sistem menghasilkan laporan / informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, auditor perlu mengetahui karakteristik user berikut proses pengambilan keputusannya.
(4) Mencapai efisiensi sumber daya
Suatu sistem sebagai fasilitas pemrosesan informasi dikatakan efisien jika ia menggunakan sumber daya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan. Efisiensi sistem pengolahan data menjadi penting apabila tidak ada lagi kapasitas sistem yang menganggur.
Dari alasan dan tujuan tersebut sangat jelas bahwa penting bagi sebuah organisasi untuk melakukan audit sistem informasi guna melihat kembali apakah sistem yang berjalansudah tepat dan terpenting sistem mampu untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Terlihat mudah namun percaya atau tidak penulis menemukan masih banyak organisasi yang belum dengan secara konsisten melakukan audit serta evaluasi terhadap sistem yang digunakan meskipun secara sadar bahwa investasi yang ditanamkan tidak dalam jumlah yang kecil, namun ironisnya yang justru terjadi adalah audit dan evaluasi baru mulai secara rutin dilakukan setelah organisasi merasakan resiko dan baru mulai mencari tahu penyebabnya.